弥生会計を複数の台帳で手分けして入力する際のTips (我流)

弥生会計にて、複数人 (または別PC) で手分けして伝票入力する際、以下を覚えておくと便利。我流のTipsだが、たぶんこれで問題はないだろう。

私の場合、ここ数年、複数人 (または別PC) で入力するという状況が発生しやすくなった。しかし、その勘所をよく忘れてしまうので、このページにメモしておく。

まずは手順のメモ。

弥生会計のデータをエクスポートする

▲クリックで拡大

• 重要:「弥生インポート形式」でエキスポートする
  ※「汎用形式」では上手くインポートできない
• メモ：「弥生形式インポート形式」のテキストデータは、不要な行をカットして別ファイルにインポートする事も可能。
• 注意: ただし、新しく作成した勘定科目は反映されない。インポート先、インポート元で、あらかじめ勘定科目を一致させておく必要がある。

弥生会計で伝票番号順にソートする

▲クリックで拡大

• 仕訳日記帳などをひらき、検索を開く
• 表示順序を「伝票No順」に変更する
• 入力する各自が、先頭と末尾にダミーを入れておくと、統合した際に分かりやすい
  ※前述のテキスト不要行カットする際の目印にもなる。

手順ここまで。
以下、複数人で手分け入力する際の、勘所をメモしたもの。

勘所メモ

※ 上記手順にメモしたものと重複した箇所あり。

• データと伝票は（入力者別で）別管理
  
  • 伝票や入力データが重複しないよう、各自が別個の、サラの台帳を使い、データインポートするまで伝票は個別管理する。
  • データインポートと伝票の受け渡しは同時に行う。
    伝票を渡したら、そのデータは消す（もしくは渡し済みのチェックを入れる）
  • 重要: 各台帳、事前に勘定科目は揃えておく。
    ※新規に勘定科目を追加する際は、メイン台帳にも追加する
• データのエクスポート/インポート
  
  • 「弥生形式インポート形式」でなければ上手くインポートできない。
  • 別PC･別台帳で入力していた伝票を、メインの台帳にインポートする際に利用
• 伝票番号順にソート
  
  • インポートしたデータは、伝票番号が新規に連番で付与される。
  • そのため、インポート統合後は入力順にソートする事で、別PCで入力した伝票をまとめて確認しやすくなる
  • 入力人数や件数が増えてきた場合、(付箋機能の利用など) さらなる工夫が必要になると思われるが、現状では「伝票番号に順ソート」されていれば特に問題は起きていない。これが一番効率がよい。
• 同じ台帳 (ファイル) は使わない方がよい
  
  • メインの台帳をコピーし、同じファイルを元に複数人で入力したら、後で訳が分からんようになった。
    
    • Aさん････ Aさん専用の台帳で入力
    • Bさん････ Bさん専用の台帳で入力
    • Cさん････ メインの台帳に入力
    • 最後に、Cさんの台帳に、AさんBさんの台帳をインポート
      ※ 途中でインポート、統合した場合、エキスポートしたファイルは削除する、もしくは前述のテキスト不要行カットで対処する。
  • という手順の方が混乱が少なかった。

このページの情報は以上。